Whistleblowing

Introduzione
Il cd. Whistleblowing (“soffiare nel fischietto”) è lo strumento, di derivazione anglosassone, attraverso il quale i dipendenti o i collaboratori di un’organizzazione segnalano a specifici soggetti od organismi un reato, un illecito o qualunque condotta irregolare, commessa da altri soggetti appartenenti all’organizzazione.
La segnalazione (cd. whistleblowing), in tale ottica, è un atto di manifestazione, attraverso cui il segnalante (cd. whistleblower) contribuisce all’emersione e alla prevenzione di rischi e situazioni pregiudizievoli per l’organizzazione di appartenenza.
A tal proposito, si consideri che l’art. 6 comma 2-bis D.Lgs 231/2001, così come scritto dalla L. 179/2017, rende obbligatoria la tutela del Whistleblowing per le società che si siano dotate di un Modello di organizzazione, gestione e controllo ai sensi del D.Lgs. 231/2001 (di seguito “MOG 231”). In particolare, tale norma prevede che il MOG 231 soddisfi 4 requisiti:
a) uno o più canali che consentano ai soggetti indicati nell’articolo 5, comma 1, lettere a) e b), di presentare, a tutela dell’integrità dell’ente, segnalazioni circostanziate di condotte illecite, rilevanti ai sensi del presente decreto e fondate su elementi di fatto precisi e concordanti, o di violazioni del modello di organizzazione e gestione dell’ente, di cui siano venuti a conoscenza in ragione delle funzioni svolte; tali canali garantiscono la riservatezza dell’identità del segnalante nelle attività di gestione della segnalazione;
b) almeno un canale alternativo di segnalazione idoneo a garantire, con modalità informatiche, la riservatezza dell’identità del segnalante;
c) il divieto di atti di ritorsione o discriminatori, diretti o indiretti, nei confronti del segnalante per motivi collegati, direttamente o indirettamente, alla segnalazione;
d) nel sistema disciplinare adottato ai sensi del comma 2, lettera e), sanzioni nei confronti di chi viola le misure di tutela del segnalante, nonché di chi effettua con dolo o colpa grave segnalazioni che si rivelano infondate.
Al fine di conformarsi alla normativa vigente, Sugarmusic S.p.A. a Socio Unico (di seguito, la “Società”) ha ritenuto necessario adottare la presente procedura in materia di Whistleblowing con l’obiettivo di fornire chiare indicazioni operative circa oggetto, contenuti, destinatari e modalità di trasmissione delle segnalazioni, nonché circa le forme di tutela che vengono offerte a chi effettua le segnalazioni.
Nessuna conseguenza negativa deriva in capo a chi abbia in buona fede effettuato una segnalazione ed è assicurata la riservatezza dell’identità del segnalante, fatti salvi gli obblighi locali di legge che potrebbero derivare dalla segnalazione.

Riferimenti
• D. Lgs. 231/2001 (di seguito “MOG 231”);
• D. Legs.10 marzo 2023, n. 24;
• Regolamento (UE) n. 2016/679 (d’ora in avanti anche “GDPR”);
• Decreto Legislativo 30 giugno 2003, n. 196 e successive modifiche ed integrazioni, tra cui il Decreto Legislativo 10 agosto 2018, n. 101;
• Direttiva (UE) 2019/1937.

Destinatari
Destinatari della Procedura sono:
• i componenti del CdA;
• i componenti del Collegio Sindacale;
• OdV;
• gli Azionisti;
• i Dipendenti;
• i Terzi (collaboratori esterni, i liberi professionisti, i tirocinanti, i volontari, tutti i soggetti che lavorano sotto la supervisione e direzione di appaltatori, sub-appaltatori e fornitori, oltre che i c.d. facilitatori (ossia coloro che prestano assistenza al segnalante nel processo di segnalazione), i colleghi e persino i parenti del segnalante).

Definizioni
ANAC: Autorità Nazionale Anticorruzione, in acronimo ANAC, è un’autorità amministrativa indipendente italiana con compiti di tutela dell’integrità della pubblica amministrazione, contrasto dell’illegalità, lotta alla corruzione, attuazione della trasparenza e di controllo sui contratti pubblici.
Azionisti: indica gli Azionisti della Società.
Cda: indica il Consiglio di Amministrazione della Società.
Codice Etico: indica il Codice Etico della Società.
Collegio Sindacale: indica il Collegio della Società.
Condotte Illecite: indica le condotte (o sospette condotte) di qualsiasi natura, commissive od omissive, imputate a Dipendenti della Società o Terzi, da soli o in concorso con terzi che abbiano un rapporto di qualsivoglia natura con la Società, che siano, o possano risultare: (i) contrarie ai principi contenuti nel Modello 231 o nel Codice Etico adottato dalla Società, e/o (ii) in una violazione di altre regole interne della Società (quali le procedure aziendali e i protocolli di comportamento o di controllo, il sistema dei poteri e procure, ecc.), (iii) e/o dirette al compimento di uno o più reati anche previsti dal D.Lgs. 231/2001, e/o (iv) in violazione della Legge, e/o (v) comunque atte a cagionare un danno alla Società.
Destinatari: indica tutti i destinatari come definiti al paragrafo 2 della Procedura.
Dipendenti: indica i lavoratori dipendenti (inclusi i quadri e i dirigenti) a tempo determinato o indeterminato, della Società.
D.LGS. 231/2001: indica il Decreto Legislativo 8 giugno 2001, n. 231, relativo alla “Disciplina della responsabilità amministrativa delle persone giuridiche, delle società e delle associazioni anche prive di personalità giuridica” e successive modifiche e integrazioni, nonché le Leggi che allo stesso fanno riferimento (come, ad esempio, la L. 146/2006).
Gestione della Segnalazione: indica il ricevimento, vaglio, istruttoria della Segnalazione e ogni altra attività compiuta in base alla presente Procedura.
Legge: indica le norme di rango costituzionale, primario, secondario, in vigore in Italia (incluse normative promananti dall’Unione Europea).
Modello 231: indica il modello di organizzazione, gestione e controllo adottato dalla Società ai sensi del D.Lgs. 231/2001.
Organismo di Vigilanza o OdV: l’organismo interno di controllo nominato dal CdA avente, tra l’altro, il compito di ricevere, analizzare, verificare le Segnalazioni.
Persone Coinvolte: le persone menzionate nella Segnalazione come co-autori della Condotta Illecita o il cui nominativo emerga in fase di Gestione della Segnalazione.
Procedura: indica la presente procedura.
Relazione: indica la relazione finale con la quale si tirano le fila dell’istruttoria e ove sono contenuti gli ulteriori elementi previsti nella presente Procedura.
Segnalante o Whisltleblower: indica qualsiasi soggetto che effettui una Segnalazione ai sensi di questa Procedura.
Segnalato: indica qualsiasi soggetto che il Segnalante indichi aver posto in essere una Condotta Illecita o che si ritenga aver commesso una Condotta Illecita nel corso dell’istruttoria relativa alla Segnalazione.
Segnalazione: indica qualsiasi denunzia avente a oggetto presunte Condotte Illecite in base alla precedente Procedura.
Segnalazione in Mala Fede: indica qualsiasi Segnalazione che, al termine della fase istruttoria, si riveli infondata ed effettuata in mala fede e comunque al solo fine di diffamare o cagionare un qualsiasi danno alla persona offesa.
Sindacati: Il Sindacato, nel diritto del lavoro, è un ente che rappresenta una categoria di lavoratori o datori di lavoro in un rapporto di lavoro.
Società: indica l’azienda Sugarmusic S.p.A. a Socio Unico
Soggetto Ricevente: indica congiuntamente l’OdV e il Legal & Business Affairs Director, che si occupano della Gestione della Segnalazione.
Terzi: indica coloro che, sebbene esterni alla Società, operano direttamente o indirettamente per la stessa in forza di un rapporto contrattuale (ad esempio, procuratori, agenti, collaboratori a qualsiasi titolo, consulenti, fornitori, partner commerciali), e anche coloro che, pur non rientrando nella categoria dei Dipendenti in senso stretto, intrattengono con la Società rapporti contrattuali, a qualsiasi titolo, anche occasionali e/o soltanto temporanei, ma assimilabili al lavoro dipendente (es. lavoratori somministrati, distaccati da altre società, ecc.).
Violazione: corrisponde a qualsiasi azione contraria a: (i) leggi e regolamenti; (ii) principi sanciti nel Codice Etico; (iii) regolamenti e procedure aziendali; (iv) principi, norme ed attività previsti nel Modello 231.

Scopo e campo di applicazione
Il presente documento si propone di disciplinare il processo di ricezione, analisi e trattamento delle Segnalazioni, da chiunque inviate o trasmesse, anche in forma anonima.
La Procedura non sostituisce, ma completa la/le eventuali procedure esistenti facenti riferimento a fattispecie analoghe/simili.
La presente Procedura deve essere eseguita nel rispetto degli obblighi di legge che potrebbero derivare dalla Segnalazione, in particolare in tema di obbligo di denuncia all’Autorità Giudiziaria ovvero alle Autorità di Vigilanza e in materia di trattamento dei dati personali e tutela della privacy.

Soggetti che possono attivare il sistema di Segnalazione (Segnalanti)
Il sistema di Segnalazione può essere attivato da tutti i Destinatari della presente Procedura.

Oggetto delle Segnalazioni
Sono oggetto di Segnalazione le Condotte Illecite.
Le Segnalazioni prese in considerazione sono soltanto quelle che riguardano fatti riscontrati direttamente dal Segnalante, non quelle basate su voci o dicerie.
La Segnalazione non deve riguardare lamentele di carattere personale. Il Segnalante non deve infatti utilizzare la presente Procedura per scopi meramente personali, ritorsivi e per rivendicazioni o lamentele avverso i superiori gerarchici, che, semmai, rientrano nella più generale disciplina del rapporto di lavoro/collaborazione o dei rapporti con il superiore gerarchico o con i colleghi, per le quali occorre riferirsi alle procedure di competenza delle strutture aziendali.
Le Segnalazioni possono essere di tre tipi:
• Aperta: il Whistleblower solleva apertamente un problema senza limiti legati alla propria riservatezza;
• Confidenziale: il nome del Whistleblower è conosciuto, ma l’organizzazione tratta la Segnalazione in maniera riservata senza rivelare l’identità del Segnalante in assenza di un suo esplicito consenso;
• Anonima: le generalità del Whistleblower non sono esplicitate né sono altrimenti individuabili. In tal caso la Segnalazione verrà in ogni caso presa in considerazione, ma l’anonimato potrebbe complicare significativamente lo svolgimento delle indagini e potrebbe precludere l’adozione delle misure necessarie.

Contenuto delle Segnalazioni
A prescindere dalle suddette tipologie, le Segnalazioni devono essere circostanziate e fondate su elementi precisi, devono riguardare fatti riscontrabili e conosciuti direttamente dal Segnalante e, ove possibile, devono contenere informazioni utili per individuare chi ha commesso la Condotta Illecita.
Il Segnalante è tenuto a riportare in modo chiaro e completo tutti gli elementi utili per effettuare le verifiche e gli accertamenti necessari a valutare la fondatezza e l’oggettività della Segnalazione, indicando, a titolo esemplificativo e non esaustivo:
• ogni riferimento utile sullo svolgimento dei fatti e/o ogni informazione che possa fornire un valido riscontro circa la sussistenza di quanto Segnalato;
• ogni altra informazione che possa fornire utile riscontro circa la sussistenza dei fatti Segnalati;
• eventuali documenti che possano confermare la fondatezza dei fatti riportati;
• generalità o altri elementi che consentano di individuare chi ha commesso quanto Segnalato;
• generalità di eventuali altri soggetti che possano riferire sui fatti oggetto di Segnalazione;
• eventuali interessi privati collegati alla Segnalazione.
Le Segnalazioni anonime sono accettate solo qualora siano adeguatamente circostanziate e in grado di far emergere fatti e situazioni determinate. Esse sono prese in considerazione solo qualora non appaiano prima facie irrilevanti, destituite di fondamento o non circostanziate.

Soggetti preposti alla ricezione delle Segnalazioni
I soggetti preposti alla ricezione e all’esame delle Segnalazioni sono l’OdV e il Legal & Business Affairs Director (congiuntamente denominati il “Soggetto Ricevente”), i quali assicurano il corretto svolgimento della presente Procedura.
Nell’ipotesi in cui l’OdV (o, comunque, tutti i suoi membri nel caso di organo collegiale sia/siano oggetto di Segnalazione) o abbia/abbiano un potenziale interesse correlato alla Segnalazione tale da compromettere l’imparzialità di giudizio, la Gestione della Segnalazione sarà interamente affidata al Legal & Business Affairs Director.

Canali dedicati
In conformità all’art. 6, comma 2-bis, del D.Lgs. 231/2001, la Società ha istituito appositi canali dedicati di comunicazione idonei a tutelare la riservatezza dell’identità del Segnalante e del Segnalato.
Le Segnalazioni possono essere inviate attraverso i seguenti canali dedicati:
• Per dipendenti:
1) Tramite link al portale whistleblowing: https://sugarmusic.smartleaks.cloud;
2) Direttamente al Soggetto Ricevente oralmente, previa richiesta di incontro diretto con il Soggetto Ricevente inoltrata tramite comunicazione mediante e-mail ovvero per posta ordinaria all’indirizzo del Legal & Business Affairs Director;
• Per soggetti terzi:
1) Tramite link al portale whistleblowing: https://sugarmusic.smartleaks.cloud;
2) Direttamente al Soggetto Ricevente oralmente, previa richiesta di incontro diretto con il Soggetto Ricevente inoltrata tramite comunicazione mediante e-mail ovvero per posta ordinaria all’indirizzo del Legal & Business Affairs Director;
3) Secondo la direttiva europea UE 2019/1937 e la sua attuazione tramite D.Lgs 10.03.23 n°24, la Segnalazione può essere effettuata anche non attraverso i canali aziendali ma all’esterno, tramite ANAC (Whistleblowing – www.anticorruzione.it);
4) divulgazione pubblica tramite la stampa, mezzi elettronici o mezzi di diffusione in grado di raggiungere un numero elevato di persone, denuncia all’Autorità giudiziaria o contabile e attraverso Segnalazione al Sindacato di riferimento.

Analisi preliminare
Salvo il caso di Segnalazioni anonime, il Soggetto Ricevente (o il solo Legal & Business Affairs Director, nel caso in cui il Segnalato sia l’intero OdV o un membro dell’OdV) comunica al Segnalante (attraverso
la stessa modalità di ricezione della Segnalazione) di aver preso in carico la Segnalazione entro i 7 (sette) giorni successivi alla ricezione della stessa.
Per tutte le Segnalazioni ricevute, comprese quelle anonime, il Soggetto Ricevente (o il solo Legal & Business Affairs Director, nel caso in cui il Segnalato sia l’intero OdV o un membro dell’OdV) si attiva comunque immediatamente al fine di svolgere un’analisi preliminare delle condizioni di ammissibilità.
Una Segnalazione è ammissibile a condizione che (i) le circostanze di tempo e di luogo di commissione del fatto oggetto di Segnalazione e (ii) le generalità o altri elementi che consentano di identificare il soggetto a cui attribuire il fatto siano precise e chiare. Dunque, una Segnalazione può essere ritenuta inammissibile quando tra l’altro: (a) mancano i dati che costituiscono gli elementi essenziali della Segnalazione; (b) i fatti oggetto di Segnalazione siano manifestamente infondati; (c) l’esposizione dei fatti sia talmente generica da non consentirne la comprensione; (d) si allegano documenti probatori senza indicazione della violazione rilevante.
Il Soggetto Ricevente (o il solo Legal & Business Affairs Director, nel caso in cui il Segnalato sia l’intero OdV o un membro dell’OdV) valuta, dunque, le seguenti alternative:
• procedere all’archiviazione immediata delle Segnalazioni palesemente infondate o troppo generiche e quindi prive degli elementi minimi per poter avviare qualsiasi approfondimento. Dette Segnalazioni vengono comunque archiviate, fino al termine di prescrizione dell’illecito ipotizzabile o del diritto al risarcimento da esso nascente, a seconda del termine più lungo, corredate da una breve nota esplicativa della motivazione dello stralcio;
• avviare un’istruttoria per le Segnalazioni che contengono elementi ragionevolmente sufficienti e circostanziati.

Fase istruttoria
Il Soggetto Ricevente, verificate positivamente le condizioni di procedibilità e di ammissibilità, provvede all’avvio della fase istruttoria.
Per l’attività istruttoria il Soggetto Ricevente (o il solo Legal & Business Affairs Director nel caso in cui il Segnalato sia l’intero OdV o un membro dell’OdV) può svolgere qualsiasi indagine preliminare ritenga opportuna riguardo i fatti Segnalati, anche svolgendo verifiche tramite convocazione del Segnalato o del Segnalante nonché richiedendo documentazione integrativa e chiarimenti al Segnalante. Il Soggetto Ricevente (o il solo Legal & Business Affairs Director nel caso in cui il Segnalato sia l’intero OdV o un membro dell’OdV) può anche avvalersi del supporto e della collaborazione di strutture e funzioni aziendali e/o di consulenti esterni. Nel caso di trasmissione della Segnalazione ad altre strutture aziendali e/o a terzi (che sono tenuti al rispetto della presente Procedura e agli obblighi di riservatezza connessi), potrà essere inoltrato soltanto il contenuto della Segnalazione, espungendo tutti i riferimenti dai quali sia possibile risalire, anche indirettamente, all’identità del Segnalante. Ogni volta sia possibile senza pregiudicare l’istruttoria, dovrà essere espunto anche il nome del Segnalato e/o delle Persone Coinvolte.

Fase finale dell’istruttoria: Archiviazione o Relazione
Sulla base degli esiti finali dell’istruttoria, il Soggetto Ricevente (o il solo Legal & Business Affairs Director nel caso in cui il Segnalato sia l’intero OdV o un membro dell’OdV) predispone una nota di sintesi con cui può alternativamente decidere di:
• verbalizzare l’archiviazione, nel caso in cui la Segnalazione risulti priva di riscontri, ovvero non vi sia la ragionevole convinzione che sia stata commessa una Condotta Illecita;
• elaborare la Relazione, nei casi in cui ritenga che vi siano elementi sufficienti per valutare positivamente la fondatezza dei fatti Segnalati, ovvero sia stata accertata una Condotta Illecita.
La Relazione dovrà contenere almeno i seguenti elementi:
• la descrizione della condotta o dell’evento riscontrato;
• l’indicazione delle previsioni di Legge, del Modello 231, del Codice Etico o delle procedure aziendali che risultino essere state violate;
• i dati identificativi dell’autore della Condotta Illecita, quando individuato;
• gli elementi, anche di natura documentale, comprovanti la Condotta Illecita;
• una valutazione conclusiva circa la gravità degli illeciti commessi ai fini dell’applicazione delle sanzioni, fornendo adeguate indicazioni al fine di rispettare i principi di proporzionalità e di adeguatezza delle sanzioni rispetto alle Condotte Illecite;
• eventuali raccomandazioni di azioni correttive da porre in essere per assicurare il non verificarsi in futuro di ulteriori e similari fatti, nonché proposte di avvio di un procedimento disciplinare e/o proposte di altre iniziative per risarcire, prevenire, evitare, minimizzare o sanare gli effetti delle Condotte Illecite oggetto di Segnalazione.
Il Segnalante, ove non anonimo, è informato dal Soggetto Ricevente (o dal solo Legal & Business Affairs Director nel caso in cui il Segnalato sia l’intero OdV o un membro dell’OdV), attraverso la stessa modalità di ricezione della Segnalazione, dell’archiviazione o del promovimento dell’azione disciplinare e invitato a fornire il proprio consenso alla comunicazione della sua identità al Segnalato per consentire il contraddittorio e la difesa.

Destinatari della Relazione del Soggetto Ricevente
Il Soggetto Ricevente (fatto salvo il caso in cui l’OdV e/o il Legal & Business Affairs Director stessi siano stati oggetto di Segnalazione) invia la Relazione ai seguenti destinatari secondo le diverse circostanze sottoindicate:
• al CdA: nel caso in cui la Condotta Illecita sia stata commessa: (i) da uno o più Amministratori ma non dall’intero CdA, (ii) da uno o più Sindaci anche laddove sia coinvolto l’intero Collegio Sindacale, (iii) da un Dipendente con qualifica di dirigente o (iv) da un quadro munito di poteri in settori strategici o sensibili per la Società;
• al Collegio Sindacale: nel caso in cui la Condotta Illecita sia stata commessa dal CdA collegialmente considerato o, comunque, da tutti i membri del CdA;
• al Responsabile HR: nel caso in cui la Condotta Illecita sia commessa da un Dipendente non avente la qualifica di dirigente e non dotato di poteri in settori strategici o sensibili per la Società;
• all’organo competente in base al sistema di deleghe e poteri adottato dalla Società: nel caso in cui la Condotta Illecita sia commessa da un Terzo.
Nel caso in cui la Condotta Illecita sia stata commessa dall’OdV o da uno o più componenti dell’OdV – in caso di organo collegiale -, ivi incluso il caso di coinvolgimento di tutti i componenti di tale organismo, il solo Legal & Business Affairs Director invierà la relazione al CdA.

Riservatezza, protezione e tutela del Whistleblower
È compito del Soggetto Ricevente (o del solo Legal & Business Affairs Director nel caso in cui il Segnalato sia l’intero OdV o un membro dell’OdV) garantire la riservatezza dell’identità del Segnalante e del Segnalato, nonché la tutela dei dati personali, sin dal momento della presa in carico della Segnalazione, anche nelle ipotesi in cui la stessa dovesse rivelarsi successivamente errata o infondata. Ogni trattamento deve essere effettuato a norma del GDPR, del Codice Privacy e del D. Lgs. n. 51/2018, e ricordando i principali adempimenti da intraprendere e principi da rispettare. L’informativa sul trattamento dei dati personali è consultabile sul portale whistleblowing nonché sul sito internet della Società. Tutti i dati personali trattati attraverso il portale sono conservati per il tempo strettamente necessario alla gestione delle Segnalazioni e tracciabilità delle attività conseguenti e, comunque, per non più di 5 anni decorrenti dalla data di comunicazione dell’esito finale della Segnalazione da parte del Soggetto Ricevente. I dati personali manifestamente non necessari alla gestione di una Segnalazione non sono raccolti né trattati o, se raccolti accidentalmente, sono cancellati tempestivamente. Gli eventuali documenti originali in formato cartaceo sono conservati dal Soggetto Ricevente in apposito ambiente protetto presso la Società.
Il venir meno dell’obbligo di riservatezza, protezione e tutela del Whistleblower costituisce una Condotta Illecita della presente Procedura e, conseguentemente, del Modello ed espone quindi il Soggetto Ricevente a responsabilità.
Tutte le Segnalazioni ricevute sono protocollate con accesso riservato esclusivamente al Soggetto Ricevente (o al solo Legal & Business Affairs Director nel caso in cui il Segnalato sia l’intero OdV o un membro dell’OdV). Le Segnalazioni e la documentazione a esse allegate non possono essere oggetto di visione né di estrazione di copia da parte di richiedenti diversi dal Segnalante e/o dal Segnalato, nei limiti di Legge e nella misura in cui tale accesso non pregiudichi il diritto alla riservatezza dell’identità del Segnalante come sotto disciplinato.

Tracciabilità e conservazione della documentazione
Il Soggetto Ricevente (o il solo Legal & Business Affairs Director nel caso in cui il Segnalato sia l’intero OdV o un membro dell’OdV) è tenuto a documentare, mediante la conservazione di documenti informatici e/o cartacei, le Segnalazioni ricevute, al fine di garantire la completa tracciabilità degli interventi intrapresi per l’adempimento delle sue funzioni istituzionali. I documenti, sia cartacei che elettronici, da chiunque elaborati e/o modificati, nel contesto della presente Procedura, dovranno sempre contenere informazioni utili a identificare l’autore del documento e/o della modifica e della relativa data (Document Log).
Le Segnalazioni in mala fede sono archiviate avendo cura di cancellare i nomi e gli elementi che possano consentire l’identificazione dei Segnalati e delle Persone Coinvolte.
Segnalazione effettuata oralmente nel corso di un incontro con il Soggetto Ricevente: previo consenso del Segnalante, è documentata a cura del Soggetto Ricevente o del personale addetto mediante registrazione su un dispositivo idoneo alla conservazione e all’ascolto oppure mediante verbale.
Segnalazione trascritta, documentata per iscritto o verbalizzata: nei casi in cui la Segnalazione venga trascritta, documentata per iscritto o verbalizzata, il Segnalante può verificare, rettificare e confermare il contenuto della trascrizione o del verbale mediante la propria sottoscrizione.
I documenti in formato elettronico sono conservati in una directory protetta da credenziali di autenticazione conosciute dal Soggetto Ricevente ovvero ai soggetti da esso espressamente autorizzati. I documenti cartacei sono archiviati presso un luogo identificato il cui accesso è consentito al Soggetto Ricevente ovvero ai soggetti espressamente autorizzati.
Conservazione: le Segnalazioni, interne ed esterne, e la relativa documentazione sono conservate per il tempo necessario al trattamento della Segnalazione e comunque non oltre 5 anni a decorrere dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di Segnalazione.
Le Segnalazioni non possono essere utilizzate oltre quanto necessario per dare adeguato seguito alle stesse.

Non retaliation e garanzie
Le Segnalazioni non possono essere utilizzate per fini diversi da quanto previsto dalla presente procedura. Nei confronti del Segnalante non è consentita, né tollerata alcuna forma di ritorsione o misura discriminatoria collegata, direttamente o indirettamente, alla Segnalazione.
La protezione dalle ritorsioni è garantita al Segnalante anche quando rimane anonimo. Inoltre, è estesa anche a: (i) le categorie di Segnalanti che non rientrano nell’ambito oggettivo o soggettivo di applicazione del decreto; (ii) i facilitatori, le persone che hanno un rapporto affettivo o di parentela entro il quarto grado col Segnalante e che condividono il medesimo contesto lavorativo, i colleghi di lavoro del Segnalante che hanno con quest’ultimo un rapporto abituale e corrente; (iii) gli enti di proprietà del Segnalante o per i quali lo stesso lavora nonché gli enti che operano nel medesimo contesto lavorativo del Segnalante.
Qualora si ritenga di aver subito una ritorsione ai sensi del decreto, la persona può segnalarla all’ANAC, che ha la competenza ad irrogare sanzioni. Inoltre, gli eventuali atti ritorsivi sono nulli ed i licenziamenti ritorsivi comportano il diritto del licenziato al reintegro nel contesto lavorativo. Solo a titolo esemplificativo, si segnala che ai sensi del decreto sono misure ritorsive: il licenziamento, la sospensione, la retrocessione di grado, la mancata promozione, il mutamento di funzioni, la riduzione dello stipendio, la modifica dell’orario di lavoro, la sospensione della formazione, le referenze
negative, ecc. Infine, si fa presente che ai sensi del decreto si presume, salvo prova contraria, che un danno patito da un soggetto tutelato in seguito ad una Segnalazione sia conseguenza diretta di quest’ultima. In altre parole, si presume che sia una ritorsione.

Violazione delle misure di tutela del Segnalante
Qualora un Segnalante ritenga di essere stato vittima di una forma di ritorsione o misura discriminatoria collegata, direttamente o indirettamente alla Segnalazione, potrà informare il Soggetto Ricevente o anche, nel caso dei Dipendenti, il superiore gerarchico o il Responsabile HR. Potranno essere utilizzati anche i canali per le Segnalazioni di cui alla presente Procedura. Nel caso in cui venga accertato che un Segnalante è stato vittima di una condotta vietata, verranno adottate le opportune misure correttive per ripristinare la situazione e/o per rimediare agli effetti negativi della discriminazione o ritorsione e avviare il procedimento disciplinare nei confronti dell’autore della discriminazione.

Segnalazioni in mala fede
Sono fonte di responsabilità, in sede disciplinare e nelle altre competenti sedi, eventuali forme di abuso della presente Procedura, quali le Segnalazioni in mala fede e ogni altra ipotesi di utilizzo improprio o di intenzionale strumentalizzazione dell’istituto oggetto della presente Procedura. Resta impregiudicata la responsabilità del Segnalante nell’ipotesi di Segnalazione calunniosa o diffamatoria ai sensi del codice penale e/o dell’art. 2043 del codice civile.
Nel caso di Segnalazioni in relazione alle quali siano accertate la mala fede del Segnalante e/o l’intento meramente diffamatorio, confermati anche dalla infondatezza della stessa Segnalazione, verranno adottate le opportune azioni disciplinari nei confronti del Segnalante.

Disposizioni rilevanti per il diritto del lavoro
Da decreto è obbligatorio il coinvolgimento delle rappresentanze sindacali nell’implementazione dei canali di Segnalazione interna, che riserva una speciale e rigorosa protezione ai soggetti Segnalanti, vietando atti, comportamenti e condotte ritorsive causalmente connesse con le già menzionate attività di whistleblowing.

L’obbligo di «sentire» le associazioni dei lavoratori si concretizza in due momenti:
• la comunicazione preventiva al sindacato, con cui si dà notizia dell’intenzione di attivare il canale di whistleblowing e si invia una descrizione dei suoi elementi essenziali, e
• l’eventuale incontro di approfondimento, da tenersi se richiesto dal sindacato.